Elektroninių laiškų rašymo taisyklės

Bendravimas elektroniniais laiškais jau seniai tapo kiekvieno iš mūsų kasdienybe. Deja, ne visi supranta, kad šiam greitam ir patogiam, apsikeitimą informacija gerokai supaprastinančiam komunikacijos būdui taip pat galioja tam tikros taisyklės, kalbos ir etiketo normos.

Reikalavimai kalbai

Liūdina tai, kad, kaip ir visas bendravimas internetinėje erdvėje, elektroniniai laiškai tapo nemenku iššūkiu taisyklingos bendrinės lietuvių kalbos išsaugojimui. Paplitusi nuomonė, jog archajiška, sudėtinga lietuvių kalba yra sunkiai suderinama su šiuolaikinio interneto vartotojo poreikiais ir galimybėmis, tarnauja kaip pateisinimas netinkamų trumpinių, žargono vartojimui, kitokiems iškraipymams. Vis dar gajus internetinis „šveplavimas“, nors techninių kliūčių lietuviškos abėcėlės vartojimui iš esmės jau nebelikę. Nors oficialūs raštingumo rodikliai – vieni geriausių Europoje, apklausų duomenimis, tik 17 proc. lietuvių internautų visada elektroninius laiškus rašo naudodami visą lietuvišką raidyną.
Kadangi bendraudami elektroniniu paštu formuojame savo ar savo atstovaujamos įmonės, įstaigos įvaizdį, labai svarbu skirti deramą dėmesį taisyklingai rašybai, skyrybai, didžiųjų ir mažųjų raidžių rašybos normoms, kalbos kultūrai, aiškiam minčių dėstymui. Klaidos elektroniniame laiške greičiausiai bus įvertintos kaip jūsų raštingumo, kompetencijos ir bendravimo kultūros stoka.
Rašant oficialius laiškus netinka jaustukai ir emocijų ženklai. Reikiamą teksto vietą galima pabrėžti naudojant kitokį šriftą, didžiąsias ar pasvirusias raides, pabraukiant, paryškinant, ir pan. Jokiu būdu nerašykite viso laiško didžiosiomis raidėmis – elektroninėje erdvėje didžiosios raidės suprantamos kaip šūktelėjimas ar šaukimas, be to, taip parašytą tekstą sunkiau skaityti.

Elektroninio laiško struktūra

Kaip atrodys asmeninio pobūdžio elektroninis susirašinėjimas, priklausys nuo jo dalyvių kultūros ir jų santykių pobūdžio. Tačiau rašant dalykinius laiškus būtina laikytis tam tikrų taisyklių, atsižvelgti į nusistovėjusius reikalavimus elektroninio laiško struktūrai.

Laiško tema (antraštė) (angl. Subject). Šį laukelį privalu užpildyti parenkant trumpą, informatyvią frazę, aiškiai perteikiančią jūsų laiško turinį. Iš laiško temos adresatas turėtų suprasti, koks yra laiško tikslas ir kaip greitai reikėtų į jį reaguoti. Antraštei geriausiai tinka trumpi sakiniai, nusakantys pagrindinę laiško mintį, pavyzdžiui: „Dėl antradienio posėdžio“, „Metinė ataskaita“, ir pan. Nemandagu ir nenaudinga temos laukelį palikti tuščią arba naudoti neinformatyvius žodžius – tokie laiškai paprastai nesulaukia norimo dėmesio.

Pasisveikinimas / kreipinys.  Elektroninis laiškas pradedamas laiško pradžioje atskira pastraipa rašomais pasisveikinimu ir kreipiniu, arba tik pasisveikinimu (paprastai jei nežinome adresato vardo, pavardės, pareigų, ar jei laiškas skirtas keletui gavėjų). Kreipiantis į mažai pažįstamus, gerbtinus asmenis rekomenduojama naudoti įvardžiuotinę formą – Gerbiamoji Profesore, Gerbiamasis Daktare. Vardu tinka kreiptis tik į labai artimus žmones. Po pasisveikinimo ar kreipinio dedamas kablelis arba šauktukas. Pasirinkus kablelį, pirmasis laiško žodis pradedamas mažąja raide.

Laiško turinys. Laiško tekstas turi būti struktūruotas, jo pastraipos, kiekvienoje iš kurių perteikiama atskira mintis, atskiriamos tuščia eilute. Bet kokį elektroninį laišką reikėtų stengtis parašyti kiek įmanoma aiškų, paprastą ir trumpą, neperkraunant jo nereikšminga informacija, viename laiške aptariant tik vieną temą. Rekomenduojama apriboti eilučių ilgį iki 65 simbolių ir neviršyti 100 eilučių. Painūs laiškai – tai savo ir adresato laiko gaišinimas, be to, tokių laiškų skaitymas paprastai atidėliojamas, į juos pakankamai neįsigilinama.

Laiško pabaiga, parašas. Dalykinį laišką įprasta užbaigti tokiomis formulėmis kaip Su pagarba, Pagarbiai, rašomomis iš naujos eilutės didžiąja raide. Atkreiptinas dėmesys, kad po pabaigos formulės nededamas kablelis. Elektroninio laiško pabaigoje paprastai pridedamas automatinis parašas, kurio sudėtingumas labai priklauso nuo to, kam ir kokiu tikslu laiškas rašomas. Jei tai asmeninis laiškas, po pabaigos formulės pakanka vardo, tačiau dalykiniame laiške turi būti pateikiama visa reikiama informacija apie įmonę ir darbuotoją: telefono numeris, adresas, interneto svetainė, kartais – pareigos.

Šaltinai:
Ričardas Šmaižys, „Etiketas rašant elektroninius laiškus“, http://www.smaizys.lt/informacines-technologijos/etiketas-rasant-elektroninius-laiskus/
Jurgita Putnienė, „Lietuvių kalba internete – našlaitė“
http://mokslas.delfi.lt/technologijos/lietuviu-kalba-internete-naslaite.d?id=16668515

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *