Verslo laiško etiketas

Parengė vertimų biuro „Ars libri“ redaktorė G. Savickaitė

Tvarkingi, be klaidų parašyti verslo laiškai yra neatsiejama bendrovės įvaizdžio dalis. Jie reprezentuoja jūsų parduodamą produktą ar paslaugą, tad klaidos čia nedovanotinos.

Pagrindinė įmonių komunikacijos priemonė – elektroniniai laiškai. Dėl išmaniųjų telefonų laiškus galima gauti bet kur ir bet kada. Be to, toks būdas patogus, nes gavėjas netrukdomas tekstiniais pranešimais ar skambučiais. Tačiau šiais nuolatinio skubėjimo laikais laiškas turi iš karto pataikyti į dešimtuką.

– Laiško tikslas ar pagrindinis jame aptariamas klausimas pristatomas pradžioje. Nepamirškite, kad gavus verslo laišką skaitytojui pirmiausia rūpi išsiaiškinti, apie ką jame kalbama ir kodėl reikėtų skirti laiko šiam laiškui perskaityti. Todėl apie laiško tikslą praneškite pirmu sakiniu.

– Jei siunčiate atsakymą, laiško temoje ar pirmame sakinyje nurodykite laiško, į kurį atsakote, pavadinimą ir datą. Užsiėmę adresatai, kurie patys rašo daug laiškų, gali neprisiminti jums rašyto laiško.

– Verslo laiško pastraipos turėtų būti trumpos. Visiškai priimtina yra ir vieno sakinio pastraipa. Kad adresatai galėtų jūsų laiškus perskaityti greičiau ir įsiminti svarbius faktus bei mintis, rašykite trumpomis – 3–8 eilučių – pastraipomis.

– Suskirstykite laiško turinį į aiškius segmentus. Kiekvienai laiško minčiai skirkite atskirą pastraipą.

– Jei įmanoma, suskirstykite punktais. Skaitytojui bus daug lengviau suprasti laiško turinį, jei jis bus padalytas į atskiras dalis.

– Svarbią informaciją pateikite strategiškai palankioje vietoje. Pirmoje ir paskutinėje pastraipos eilutėje pateikiama informacija skaitoma atidžiau ir įsimenama geriausiai, o esanti ilgos pastraipos viduryje – dažnai praleidžiama ar pamirštama. Formuluojant tekstą į tai verta atsižvelgti.

– Raskite būdų išreikšti blogas žinias pozityviai. Verslo laiškais pranešamos ir prastos naujienos. Neigiamą informaciją verta sušvelninti. Kiek įmanoma, venkite žodžių „neįmanoma“, „draudžiama“, „nepavyko“, „atsisakome “ ir pan.

– Stenkitės vartoti veikiamąją rūšį. Toks tekstas tikslesnis, jį lengviau skaityti. Veikiamoji rūšis suteikia laiškui aiškumo ir leidžia skaitytojui greičiau suprasti, kas ką atliko ar atliks, pavyzdžiui: „Jūsų užsakymą įvykdysime šiandien.“ skamba geriau nei „Jūsų užsakymas bus įvykdytas šiandien.“ Be to, pirmasis variantas atrodo ne toks formalus ir labiau asmeniškas.

– Baikite laišką taip, kad skaitytojui būtų aišku, ko ir kada iš jo tikitės. Verslo laiškas neturėtų būti baigiamas vien tokiomis neįpareigojamomis frazėmis. Geriau aiškiai nurodyti, ko tikitės, pavyzdžiui: „Ar galėčiau tikėtis sužinoti jūsų sprendimą per savaitę?“

Plačiau > Atsisiųsti PDF Publikuota: www.vz.lt

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *